Трудно себе представить сегодняшний мир без роботов, заменяющих ручной труд человека. Среди всего множества вариаций робототехники особое почетное место сейчас занимают виртуальные, незаметные человеческому глазу роботы. Их среда обитания - программный код, некий алгоритм, оболочка программы.
Наличие роботизированных механизмов в любом программном продукте решает такие важные проблемы, как дефицит квалифицированных кадров, скорость обработки данных и принятия решения, планирование и оптимизация рабочих процессов, риск человеческой ошибки, объемы трудозатрат и финансовых вложений.
Комплексное решение для автоматизации работы туроператора - платформа "САМО-тур" с системой Online-бронирования является уютной средой обитания для многочисленных роботов и автоматически срабатывающих алгоритмов.В основу системы "САМО-тур" мы заложили роботизированные механизмы, которые обладают всеми преимуществами безостановочной и безошибочной работы, и функционируют даже без участия человека или под его контролем.
По большому счету, вспомогательные автоматизированные роботы в программном комплексе "САМО-тур" можно разделить на два типа: системные роботы и роботы-контролеры. Задача одних - выстраивать, отлаживать и управлять всеми важными процессами закачки и обработки данных, задача других – вести ежедневный мониторинг на всех этапах работы с данными.
Настроенные роботы рассылок и уведомлений могут выполнять повторяющийся набор действий согласно всевозможным заданным условиям, критериям, событиям и, конечно же, расписанию. Гибкость настроек помогает переложить большую часть рутины и интеллектуальной работы с человека на робота. Возможность создания неограниченного количества роботов и сценариев их работы по умолчанию повышает эффективность и оперативность работы сотрудников.
Рассмотрим широко используемые роботы в базе данных "САМО-тур" с системой Online-бронирования, которые помогают туроператору качественно управлять внутренними бизнес-процессам в своей ежедневной работе.
- Робот загрузки курсов валют
Автоматически и ежедневно системный робот без участия оператора осуществляет загрузку в базу данных "САМО-тур" значения официальных курсов валют от Центральных Банков стран, валюта которых используется для расчета цен на турпродукт. Индивидуально можно настроить автозагрузку курсов ЦБ таких стран, как Россия, Украина, Молдавия, Азербайджан, Казахстан, Белоруссия и др. Актуальность текущих курсов влияет на корректный и своевременный пересчет цен на разные валюты. - Робот фонового расчета и удаления цен
В базе данных "САМО-тур" можно настроить расписание для работы системного робота по расчету цен и установить определенные приоритеты для такого расчета. Отложенный, например, на ночное время механизм расчета или удаления цен в базе удобен для снижения нагрузки на дневную производительность сервера. Как только задание на расчет/удаление цен в базе данных будет выполнено, робот уведомляет о готовности ответственных сотрудников - Робот проверки гражданства туристов
Робот в системе "САМО-тур" по заявкам умеет проверять гражданство каждого туриста и в соответствие с этим информирует менеджеров о наличие иностранных туристов в заявках для возможной корректировки правил оформления иностранных граждан и условий их дальнейшего пребывания в другой стране. Например, не граждане Российской Федерации могут иметь особые условия по оформлению виз для пребывания в другой стране. - Робот проверки срока действия паспорта туриста
По заявкам в базе "САМО-тур" можно настроить автоматическую проверку роботом правил срока действия паспорта туриста для въезда в определенную страну с учетом гражданства туриста. Тем самым, робот может дополнительно контролировать корректность действий менеджера при работе с заявками, поскольку правила действия паспортов для въезда и пребывания в разных странах могут отличаться. - Робот работы с SPO от отеля
Для работы с отельными SPO настраивается специальный робот, который умеет автоматически загружать SPO отелей, проверять сроки действия текущих SPO и по окончанию срока действия снимает SPO или может поставить на расчет новое SPO по заданным правилам. Таким образом работает механизм своевременного, безошибочного расчета и публикация SPO даже без участия человека. - Робот обмена данными с партнерами
В базе данных "САМО-тур" настраиваются специальные роботы по обмену данными со всевозможными партнерами туроператора, например, страховыми компаниями, принимающими компаниями, авиакомпаниями и тд. Роботы в автоматическом режиме умеют передавать данные туристов, заявки, брони и получать в ответ от партнеров подтверждения, присвоенные номера страховок, номера авиабилетов. Функционал таких роботов помогает менеджерам оперативно обрабатывать брони, выдавать документы туристам без ошибок и промедления. - Робот мгновенных подтверждений
В базе "САМО-тур" настраивается специальный робот для контроля забронированных номеров по блокам. В случаях бронирования в пределах блока срабатывает мгновенное подтверждение, а по факту превышения мест блока в процессе бронирования мгновенное подтверждение автоматически снимается роботом. Для менеджеров, ответственных за квотирование, автоматическое регулирование заполняемости блоков робот помогает исключить овербукинг. - Робот объединения платежей
При внесении нескольких платежей по одному счету и на одну дату может работать робот по автоматическому объединению платежей. С платежами в любой момент времени все должно быть понятно и прозрачно. - Робот чистки данных
Для удаления из базы данных "САМО-тур" различной неактуальной информации можно настроить робот по автоматической чистке всевозможных персональных данных в документах, заявках, справочниках, а также систематичному удалению прикрепленных документов, анкет, квитанций, доверенностей, фотографий, паспортов, виз и тд. Также можно включить в работу робот по контролю за дублированием данных с их последующей корректировкой. - Робот системы обмена сообщениями
Для ускорения взаимодействия со своими агентами в базе "САМО-тур" для туроператора предусмотрен робот по обмену в Online режиме любыми двухсторонними сообщениями с агентами. Туроператор получает сразу в базу данных присылаемые партнерами сообщения из системы Online-бронирования и видит весь диалог с каждым агентом. В качестве сообщений могут быть комментарии по заявкам, дополнительные пожелания или важное уточнение по конкретной заявке. Предусмотрена возможность отбора всех сообщений по номеру заявки, датам, типу сообщения, состоянию сообщения, например, прочитано/не прочитано, и направлению, например, входящее/исходящее. Туроператору нет необходимости дублировать отдельно e-mail письмо в ответ агенту, все дополнительное общение проходит в онлайне. - Робот приема новых заявок
Можно настроить автоматическое уведомление менеджеров о совершении новой заявки в системе Online-бронирования на сайте туроператора и факте загрузки ее в базу данных "САМО-тур" для обработки. Ни одна заявка не будет пропущена и будет своевременно обработана менеджером. - Робот контроля за статусом заявки
При смене статуса заявки у туроператора срабатывает робот, который автоматически информирует агентов и туристов о текущем статусе заявки. При каждой смене статуса заявки, например, при подтверждении заявки или отказе в конкретной услуге по заявке, клиент всегда будет осведомлен и будет понимать порядок своих дальнейших действий. - Робот аннуляции заявок
Робот отмены заявок автоматически срабатывает по ряду заданных условий. Например, отменяются заявки, по которым не пришла оплата до предполагаемой даты оплаты и за определенное количество дней до вылета, или если клиент сам инициировал отказ по заявке. Также робот умеет распознавать и отменять заявки от клиентов, внесенных оператором по определенным причинам в черный список. - Робот контроля за трансферной программой
Робот проверяет даты и время вылета по всем актуальным заявкам и может заранее рассылать напоминания по вылету/выезду по каждой заявке. Также в случаях изменения расписания вылетов, смены рейсов или любых изменений в наземном обслуживании (ж/д и автобусные перевозки) робот незамедлительно информирует об этом всех задействованных по заявке (ответственных менеджеров, агентов и туристов). Этот простой механизм служит вспомогательным инструментом для важного оповещения и, безусловно, проявления персонального внимания к каждому клиенту. - Робот восстановления номера заявки туриста
Как только произошло бронирование заявки у туроператора агентством или туристом, робот может автоматически направлять в агентство и туристу уведомление с номером заявки для последующего отслеживания статуса заявки. Если турист вдруг забыл или потерял номер своей забронированной заявки, он всегда может увидеть номер заявки в персональном сообщении в личной почте и смс. - Робот документооборота
Робот из базы "САМО-тур" автоматически направляет оповещения агентствам о необходимости сдать недостающие документы туроператору, например, для оформления визы (анкеты, фото) или для подтверждения сделок (акт, договор, доверенность). По готовности пакета документов или каких-то отдельных документов, например, готовности визы для туристов робот из ПК "САМО-тур" может автоматически информировать об этом агентов и туристов. Также можно настроить оповещение о возможности в личном кабинете распечатать соответствующие документы, например, ваучер, страховку, авиабилет. - Робот контроля стоимости заявок
Робот, обитающий в базе "САМО-тур", может автоматически информировать руководство или ответственных лиц о том, что по каким-то конкретным заявкам в базе данных произошло уменьшение стоимости заявки, сделанное определенным сотрудником. Каждый случай искусственного, ручного занижения стоимости заявки будет на контроле руководителя. - Робот контроля сроков оплат
По факту приближения сроков оплаты по заявке робот в системе "САМО-тур" может автоматически уведомлять агентов и клиентов о необходимости произвести предоплату или полную оплату по заявке. Нет необходимости менеджерам вручную проверять даты оплаты всех актуальных заявок и искать контакты клиентов для ручной рассылки напоминаний. Дополнительно в случае появления заявок с просроченной оплатой робот также может уведомлять об этом ответственных лиц и клиентов в автоматическом режиме. Уведомление может содержать дополнительную информацию для агента или туриста о правилах оплаты и мерах туроператора в случае несвоевременной оплаты заявки. - Робот по отмене счетов
Робот может автоматически аннулировать ранее выставленные счета по заявкам по заданным условиям. В качестве условия, по которому робот отменяет счета, как правило, задается срок оплаты счета (точное количество дней на оплату счета с даты его выставления). Этот механизм в условиях постоянно меняющихся валютных курсов нужен для того, чтобы зафиксировать курс оплаты по заявке на определенное число дней после выставления счета и минимизировать курсовые разницы во взаиморасчетах. - Робот по выставлению штрафов
Робот в базе данных систематично проверяет на своевременную передачу агентами персональных данных туристов по забронированным заявкам. В случаях позднего внесения паспортных данных туристов или запоздалую корректировку агентами персональных данных туристов робот информирует менеджеров и уведомляет агента о выписанном штрафе, если это предусмотрено политикой туроператора. Этот механизм позволяет на момент выписки документов иметь точные данные о туристах, избежать недоразумений с неправильно оформленными билетами, визами, страховками и проживанием, а также соблюдать общий порядок во взаимодействии с агентами. - Робот по комиссионным вознаграждениям
В случае, если туроператор в виду ряда причин в одностороннем порядке меняет размер комиссионного вознаграждения для того или иного агентства, робот системы "САМО-тур" может автоматически информировать об этом конкретное агентство. Данное уведомление может являться официальным предупреждением для партнера о смене комиссионной политики туроператора. - Робот пролонгации договоров
Можно настроить робот для проверки сроков действия агентских договоров и продлевать их срок на нужный период автоматически. Сроки действия договоров с партнерами всегда будут актуальными и под дополнительным контролем ответственного робота. - Робот по работе с новыми агентствами
Если у туроператора на сайте открыта возможность в режиме Online зарегистрироваться агентству как новому партнеру, то по факту регистрации нового агентства робот может уведомлять менеджеров о появлении нового агентства-партнера в базе. - Робот по редактированию информации о туристе
Если у туроператора в Online режиме открыта возможность для агента редактировать персональные данные туристов по заявкам, то по факту корректировки данных туриста в Online (изменения возраста, исправления паспортных данных туриста) робот сразу информирует менеджеров туроператора о внесенных изменениях по заявке. Быстрое реагирование на изменения персональных данных туристов минимизирует риски изготовления неправильных документов туристам. - Робот персональных рассылок
В базе данных можно настроить роботов по шаблонам-рассылкам для партнеров и туристов по важным событиям, например, персональные поздравления с днем рождения или поздравления с национальными праздниками. Больше личного внимания для клиентов никогда не повредит. - Робот по формированию списков
Для контроля, статистики, отчетности и для персональной работы с туристами можно настроить работу робота по формированию определенных списков туристов, например: список туристов, пребывающих в стране на определенную дату, список туристов по возвращению на определенную дату и тп. Это позволит видеть текущую статистику, отслеживать турпотоки по направлениям, осуществлять постпродажную работу с туристами и собирать отзывы о качестве оказанных услуг.
Пока еще машины-роботы и виртуальные роботы не могут заменить на 100% человеческий труд и в большинстве случаев для них требуется участие или контроль самого человека. Однако использование роботов в заданиях, где человек может ошибиться, или где стоит задача максимальной оперативности и экономии времени, обработки больших объемов данных - работа роботов во многом оправдана. Обязательное наличие в комплексной системе автоматизированных механизмов работы с данными с вспомогательными рассылками, уведомлениями, статистикой и контролем - лучший способ повысить производительность работы компании, максимально снизив риск и возможные последствия человеческой ошибки.
Если в вашей системе еще нет роботов-помощников, мы подскажем, как их приручить.
