Автоматизация турагентства

Автоматизация турагентства

генеральный директор
10 февраля 2012
Системы поиска и бронирования туров помогают начинающему агентству понять, кто из туроператоров по какому направлению работает, у какого туроператора можно забронировать тот или иной отель. Ряд подобных систем может предложить качественные фото- и видеоматериалы об отеле и курорте.

Прежде всего, хотелось бы внести ясность в то, что мы понимаем под термином «автоматизация».
Автоматизация должна включать в себя следующий набор функций:

  • получение и обработка актуальной информации от туроператоров.
  • ведение внутреннего документооборота.
  • выстраивание взаимоотношений с туроператорами.
  • ведение бухгалтерии.
  • анализ данных и получение статистических отчетов.

Итак, задача номер один — мониторинг состояния рынка. Начинающие агентства отдают предпочтение так называемым системам поиска и бронирования туров. Какие преимущества дают такие системы и как они работают?

Системы поиска и бронирования туров помогают начинающему агентству понять, кто из туроператоров по какому направлению работает, у какого туроператора можно забронировать тот или иной отель. Ряд подобных систем может предложить качественные фото- и видеоматериалы об отеле и курорте.

Преимуществом использования таких систем является то, что они обрабатывают спецпредложения от нескольких сотен туроператоров и отслеживают актуальность этих спецпредложений. Но, к сожалению, есть и недостаток: почти для каждого туроператора надо создавать свою программу-конвертор данных из формата туроператора (а как Вы знаете, одни туроператоры готовят СПО в Excel'e, другие в Word'e) во внутренний формат системы. Кроме того, не имея прямой связи с базами данных туроператоров, невозможно отследить наступление остановки продаж. В этом случае агентство, найдя очень привлекательное предложение в системе, будет не в состоянии его забронировать из-за остановки продаж.

Другим преимуществом таких систем является повышенная комиссия туроператора, если заявка пришла из системы. Но и здесь можно увидеть, что наиболее крупные и надежные туроператоры не дают подобным системам повышенную комиссию. Система только доставляет заявку по электронной почте. И туроператору, имеющему 3-4 тысячную базу данных «собственных» агентств, придется работать с агентствами из системы бронирования туров на условии повышенной комиссии (даже если это агентство сделало 2-3 бронирования за сезон), что не логично по отношению к агентствам, которые добиваются повышенной комиссии за счет серьезных объемов.

Агентства же, давно работающие на рынке и обеспечивающие приличные объемы туроператорам, чаще идут другим путем. Менеджеры таких агентств прекрасно ориентируются на рынке предложений, и им нет необходимости выяснять, кто из туроператоров какой отель предлагает. Такие агентства предпочитают отслеживать спецпредложения десятка-двух туроператоров самостоятельно, а бронировать в режиме он-лайн. Это, во-первых, в ряде случаев увеличивает комиссию (ведь тогда вводит заявку не менеджер туроператора, а само агентство), а во-вторых, позволяет зарезервировать ресурс туроператора в момент отправки заявки, что при ограниченном числе мест в отеле и на рейсе весьма важно. Кроме того, через режим он-лайн бронирования агентство всегда в состоянии отслеживать состояние своих заявок у туроператора (подтверждено, оплачено/не оплачено, на листе ожидания), а не узнавать эту информацию по телефону, тем более, что менеджер туроператора обладает той же информацией, что и система туроператора.

Задача номер два — автоматизация внутреннего документооборота. Это выписка необходимых туристу документов: путевки, приходного/расходного кассового ордера, договора, ваучера и т.д. Это и отслеживание жизненного цикла заявки клиента. Здесь можно воспользоваться функциями, которые предлагают системы поиска и бронирования туров, а можно выбрать отдельный программный комплекс, функции которого не ограничиваются только перечисленными выше. При этом, очень важно понимать разницу между программным обеспечением, которое устанавливается на ваши компьютеры и имеет собственную базу данных агентства, и ресурсом сторонней организации, с которой агентство работает через Интернет. Иногда агентства не видят разницы между информационно-поисковыми и внутриофисными системами. Возможно, это происходит потому, что ряд внутриофисных систем связаны с системами поиска и бронирования. В свою очередь, внутриофисные системы агентств иногда позволяют использовать данные он-лайн ресурсов туроператоров. Это дает дополнительное преимущество агентствам. Так, забронировав тур в режиме он-лайн, турагент фактически выполняет работу туроператора по внесению заявки в базу, а себе не оставляет ничего. В ряде случаев возможно сохранение данных и во внутриофисной программе турагентства. Правда, не во всех программах и не у всех туроператоров.

Задача номер три — CRM (Customer Relationship Management). Задача построения взаимодействия с клиентами становится одной из главных при росте объема продаж. Внутриофисная система, используемая агентством, должна позволить туристическому агентству сохранить наработанную клиентскую базу данных и историю взаимоотношений со своими клиентами. Это бывает необходимо, когда агентство эмитирует дисконтные карты, скидка по которым зависит от суммы, затраченной клиентом на путевки. Это важно также при необходимости уведомления клиентов об изменении адреса агентства или выходе специального предложения, которое могло бы быть интересным постоянному клиенту, исходя из его предыдущих заказов. Как и в любом другом бизнесе, постоянные клиенты турагентства — его главное богатство, и относиться к информации о них надо соответственно.

Задача номер четыре — автоматизация взаимоотношений с туроператорами. Автоматизация ни в коем случае не сводится к созданию и печати бланка заявки. Как уже говорилось выше, это автоматическое отслеживание прохождения заявки от момента ее формирования и до момента отправки в архив. Здесь можно использовать и режимы он- лайн бронирования туроператоров, и внутриофисные системы, и системы поиска и бронирования туров, если они обладают необходимым набором функций. Кроме того, важна статистика работы с туроператорами, но об этом ниже.

Задача номер пять — автоматизация бухгалтерии. Лучше, чем специализированные бухгалтерские программы, с автоматизацией бухгалтерии не справятся никакие программы. Но, в ряде случаев, турагентства, работающие по упрощенной системе налогообложения, пользуются услугами аудиторских компаний, сдавая им лишь первичную документацию. В этом случае, функций внутриофисных программ в части, касающейся учета финансов, более чем достаточно. Это и получение предоплаты, и перерасчет разных валют, и выписка первичных документов. Возможно и сопряжение специализированных туристических внутриофисных программ с бухгалтерскими на уровне обмена файлами.

Задача номер шесть — автоматизация анализа данных и получение статистики. Для принятия правильных стратегических решений программное обеспечение, используемое турфирмой, должно формировать исчерпывающее количество статистических отчетов, которые покажут и рентабельность работы компании за промежуток времени, среднюю доходность заявок по направлениям и туроператорам и многое другое. Это позволит агентству правильно ориентироваться на рынке и разрабатывать нужные направления деятельности, выстраивая взаимоотношения с «правильными» туроператорами, в нужное время давать нужную рекламу и оценивать, как она «работает». Даже анализ времени поступления телефонных звонков и их суть поможет думающему руководителю принять верное решение по вопросу реорганизации внутри фирмы.

Подведем итоги. Рынок IT-решений в туризме предлагает агентствам широкий выбор. Это и инструменты туроператоров — их динамические сайты с системами он-лайн бронирования. Это и системы поиска и бронирования туров. И специализированные программные комплексы внутриофисной автоматизации турагентств. Это бухгалтерские программы.

Хочется отметить, что когда компания автоматизирует только часть бизнес-процессов, полной картины для верного и динамичного развития руководитель не получит. Тем не менее, начинать автоматизацию турагентствам необходимо. Для этого Вам нужно выделить те функции, которые являются наиболее важными для Вас. С этих функций и начните автоматизацию. Оцените те предложения, которые есть на рынке. Проконсультируйтесь с теми, кто уже использует интересующие вас решения. А самое главное — следите за развитием решений и оценивайте перспективы. Не стоит начинать автоматизацию, используя бесперспективные решения прошлого века. Идите в ногу со временем.

Заявка на тестовую версию

Для начала использования САМО-турагент, Вам необходимо заполнить информацию о своем агентстве. Все поля обязательны для заполнения. В ближайшее время наш менеджер свяжется с Вами для предоставления доступа.


  • Обновить

Заявка на презентацию продукта